Archiviazione sostitutiva

In seguito alla pubblicazione della Deliberazione CNIPA 11/2004 ed al successivo Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministro dell’Economia e delle Finanze, le leggi e la normativa sull’archiviazione ottica rendono possibile conservare in forma digitale qualsiasi tipo di documento, sia esso cartaceo od informatico, riversandone il contenuto su supporto ottico e garantendone la validità legale nel tempo.

Da Gennaio 2004 in Italia è possibile eliminare quindi la maggior parte della carta dalle aziende e dalle organizzazioni in generale.

L'Archiviazione Sostitutiva consiste nella possibilità di mantenere i propri documenti originali in formato digitale con la stessa validità ai fini legali dei conosciuti pezzi di carta che tanto affolano i nostri uffici e le nostre case.

Quando conviene utilizzare un sistema di Archiviazione Sostitutiva?

Sostanzialmente la risposta va cercata nei volumi dei documenti in entrata (ciclo passivo) ed in uscita (ciclo attivo).

In generale il ciclo attivo è il primo passo per implementare un sistema di Archiviazione in quanto la generazione dei documenti rilevanti nel piu' dei casi è già in formato elettronico e la produzione dell'originale cartaceo ha un esigenza di conservazione per fini fiscali, civilistici.

 Riproduzione e conservazione dei documenti

Alcuni spunti per attivare iniziative allo scopo di:

• individuare possibilità di immediata semplificazione delle procedure ovvero di immediata eliminazione di documenti cartacei inutili o conservati per mero errore (circa la sua obbligatorietà giuridica) da parte delle aziende/amministrazioni;

• semplificare la normativa, ove necessario, per eliminare alcuni documenti richiesti dalle amministrazioni e non più necessari a seguito della introduzione del principio della circolarità dei dati e della disponibilità delle banche dati;

• analizzare la fattibilità di riduzione dei tempi di deposito obbligatorio per determinati documenti amministrativi, soprattutto nel caso della modulistica;

• verificare l’impatto provocato dalle suddette iniziative sull’organizzazione delle
amministrazioni, anche a seguito dell’eventuale passaggio completo all’archiviazione digitale, nonché della gestione di un doppio regime (digitale/cartaceo) durante il non breve periodo transitorio;

• ravvisare l'opportunità di sensibilizzazione degli organi di “controllo” circa la necessità di non richiedere la trasmissione di interi fascicoli cartacei;

• esaminare possibilità di raccordo sulla materia con gli Enti territoriali e locali.