Uno dei valori fondamentali dell'archiviazione è quello di conservare ed organizzare i documenti.

Iniziamo col definire cosa intendiamo per documento:

un documento è un qualunque scritto prodotto o ricevuto nell'ambito dello svolgimento di una qualsiasi attività

Se ne desume che sono documenti tanto le fatture quanto i fax, le lettere, i depliant, i messaggi e quant'altro produciamo, riceviamo o utilizziamo nell'ambito della nostra attività professionale.

Tenendo alla rinfusa i documenti, sarebbe impossibile orientarsi tra le fatture ricevute, quelle prodotte, la posta inviata, quella ricevuta e tutto quello che normalmente affolla scrivanie e armadi.

La maggior parte delle aziende si limita all'archiviazione dei documenti essenziali, dove per essenziali si intende quei documenti la cui conservazione è imposta dalla legge (ad esempio le fatture) o dalla necessità operativa (ad esempio i documenti strettamente correlati all'attività dell'azienda).

È assai raro trovare aziende che archivino integralmente la corrispondenza o i fax in entrata o in uscita. Molto più spesso il compito di conservare documenti utili ai fini pratici viene demandato al singolo dipendente.

Ecco allora che è consuetudine comune che ognuno archivia per sé, secondo criteri personali, la documentazione che produce o che riceve. Ad esempio le aziende che svolgono un'attività commerciale delegano spesso ai propri venditori il compito di conservare, come meglio credono, le proprie offerte e la corrispondenza intercorsa con i clienti.

Questo approccio denota un errore metodologico di fondo, in quanto porta a perdere il concetto di patrimonio documentale dell'azienda e, anzi, lo snatura e lo trasforma rendendolo patrimonio personale del singolo individuo. Il fatto, poi, che non vengano stabilite delle regole generali per l'archiviazione dei documenti dei singoli indica anche che il valore dato a tale patrimonio è scarso.

I limiti di un'archiviazione tradizionale sono molteplici, ma questo fatto non implica (n.d.r. aimé) che la scelta di orientarsi verso soluzioni informatiche sia inevitabile. 

Infatti è necessario verificare il livello generale di informatizzazione di un'Azienda. L'utilizzo di strumenti informatici per la gestione dei documenti si deve inserire in un discorso di automazione globale e di rivisitazione di tutti i processi coinvolti.

Secondariamente è necessario verificare quanti vantaggi concreti potrebbe l'adozione di una soluzione informatica per la gestione dei documenti. Non tutte le attività traggono dalla gestione documentale i medesimi vantaggi. È normale che chi ha frequenti necessità di ricerca e di consultazione di documenti archiviati, attribuisca alla gestione documentale un ruolo certamente più strategico di chi ha necessità di ricerche e consultazioni sporadiche.

Infine, la mentalità del personale è, forse, l'elemento più critico di un cambiamento: occorre verificare l'impatto che una trasformazione dell'attività di archiviazione, da manuale ad elettronica, avrebbe sul personale. Esistono impiegati che trovano nella fisicità e nella concretezza di un foglio di carta una "certezza".