Il termine di archiviazione documentale viene spesso, erroneamente, utilizzato come sinonimo di gestione documentale, in realtà si tratta di due argomenti ben distinti.
L'archiviazione documentale, come si può facilmente desumere dal termine, ha lo scopo di fornire strumenti per l'archiviazione, ovvero la memorizzazione e l'estrazione dei documenti.
La gestione documentale arricchisce le funzionalità proprie dell'archiviazione documentale con l'aggiunta di moduli che svolgano compiti complementari (organizzare, condividere, muovere, distribuire, ecc.)
L'applicazione di gestione documentale deve permettere di fare riferimento anche al contenuto del documento, in modo tale da consentire l'adozione del criterio di ricerca più adeguato alle esigenze del momento. Ovviamente ciò accade in tutte le soluzioni di gestione documentale. Uno degli aspetti fondamentali, quindi, è che per la gestione elettronica dei documenti il documento da solo, cioè la sua immagine, non è sufficiente, ma serve anche un certo numero di chiavi che ne identifichino il contenuto.
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