WebWoriking è un prodotto modulare e scalabile per la gestione automatica delle commesse.

WebWorking è stato progettato per avere una piena integrazione sia con le procedure di contabilità sia con le procedure di gestione del personale; ovviamente può essere utilizzato per la sola gestione operativa delle commesse.

Con questo tipo di supporto la procedura di gestione può essere così sintetizzata:

1. Prerequisito organizzativo è la connessione degli Utenti/Risorse con il sistema informativo aziendale, in particolare con il sw per la gestione delle commesse. La connessione può avvenire in ogni momento e da ogni dove (previa abilitazione della connessione da remoto).

2. I moduli proposti per la automazione delle attività base del Co.Ge. sono i moduli A (Base), B (Costi e Ricavi) ed H (Presenze/Assenze). Il modulo H può essere facilmente utilizzato anche per la rilevazione delle presenze/assenze giornaliere delle risorse come pure per quelle programmate nel futuro.

3. Con l’acquisizione del relativo ordine, il Responsabile Cliente – o la D.G. - comunica al Co.Ge l’apertura di commessa o progetto Cliente. Nel caso di progetto inserito in un piano annuale si procede allo stesso modo.  Il Co.Ge. ‘apre’ la scheda di progetto con tutti i relativi dati caratteristici e provvede alla ‘codifica’ del progetto.

4. Il Co.Ge. elabora, con il contributo dei responsabili di progetto - Project Manager - la previsione dei costi del progetto da realizzare. In questa circostanza sono individuate le risorse – interne e/o esterne - da assegnare al progetto.
La previsione costi del progetto deve essere approvata dalla D.G. che potrà così determinare il relativo margine lordo atteso del progetto stesso.

5. All’avvio esecutivo di commessa tutte le risorse coinvolte dovranno solamente digitare, tutte le volte che sono impegnate in un definito progetto, le loro attività svolte; se l’impegno previsto è per l’intera giornata basta ovviamente una sola registrazione.      

La registrazione delle attività svolte genera:
           (a) l’alimentazione del data base per la valorizzazione dei costi di progetto,
           (b) il foglio presenze delle risorse, nell’estensione temporale prescelta.
    

*** n.b. Per rendere massima la propensione al rispetto della procedura si può stabilire che la mancata registrazione giornaliera viene equiparata ad una giornata di assenza.

6. Il Co.Ge. può estrarre in qualsiasi momento la situazione dettagliata di ogni singolo progetto ed il relativo riepilogo costi alla data.

7. Si possono ovviamente generare le statistiche base di progetto. Eventuali personalizzazione di report richiederanno solamente la trasposizione dei dati in file excel con successiva rielaborazione.

8. Il Co.Ge. è responsabile della apertura, aggiornamento e chiusura della scheda di progetto, con le modalità indicate dalla D.G. Tale scheda comprenderà il riepilogo dei costi delle risorse impiegate per le varie attività e la registrazione di tutti i costi diretti =  acquisti di materiali e/o servizi inerenti il progetto.

9. I dati del consuntivo economico di progetto consentiranno di evidenziare gli scostamenti dal budget previsionale e la individuazione delle relative cause oltre che a suggerire le azioni correttive per la tutela della gestione nel periodo a finire.

10. La raccolta dati sui costi di progetto, strutturata nel modo suindicato, consentirà di formare anche il riepilogo per tipologia dei costi effettivi di progetto e quindi della loro congruità.

11. I progetti sono quelli commissionati dai Clienti ovvero sono tutti i progetti previsti nel piano con loro concordato; nei progetti da presidiare e monitorare rientrano anche tutti quelli previsti dalla DG per la generazione di new business per i quali si deve applicare la procedura sopradescritta. Le commesse interne (il committente è l’azienda stessa) possono essere impiegate per i progetti di new business o campagne prospect come pure possono essere utili per presidiare le spese di funzionamento. (vedi sotto).

12. I costi indiretti sono presidiati direttamente dalla Direzione e sono quelli relativi a:

      -1- Direzione; 

      -2- segreteria generale, con esclusione delle attività di supporto progetti

             ( = in tal caso dovrebbero rientrare nei costi diretti di progetto);

      -3- costi di funzionamento ed oneri aziendali.

13. Il monitoraggio costante

       (a) degli impieghi delle risorse e quindi dei costi di progetto e funzionamento

       (b) delle fatturazioni attive a clienti

consente al Co.Ge. anche la elaborazione mensile/settimanale  del cash flow.

14. Importante ricordare che gli accessi, i caricamenti dati e l’estrazione di dati & report sono regolabili secondo il profilo di ogni utente e relativo log in.