In ogni Azienda, Associazione, Studio professionale vi è la necessità di regolamentare la produzione della documentazione e di adottare corrette politiche di diffusione della stessa.

Inoltre l'esigenza di avere un archivio della documentazione aziendale che consenta a personale interno ma anche ai collaboratori (agenti, rivenditori, clienti) di avere un unico punto di riferimento accessibile da qualunque luogo è segnale inequivocabile di efficienza. La conoscenza aziendale, la sua disponibilità e fruibilità, interna ed esterna, sono fattori strategici per una Azienda. Poterla aumentare significa risparmiare sui costi ed ottenere vantaggi competitivi.

Folders 2 è un software creato da Mediatechs e Digilan per gestire i documenti entranti ed uscenti da una azienda, in qualsiasi formato digitale essi siano. Il prodotto non impone all’Azienda alcun modello organizzativo precostituito ma, basandosi su un motore di gestione elettronica dei documenti e di workflow, consente la sua adattabilità al modello di organizzazione aziendale prescelto.

Le fonti di acquisizione dei files possono essere le più svariate: scanner, fotocamere digitali, fax, e-mail, dischi di sistema.

La funzione del "Basket Personale" permette di raccogliere tutti i documenti acquisiti in attesa di archiviazione.

L'Archivio contiene la lista di tutti i folders disponibili in una struttura ad albero, completamente parametrizzabile secondo l'organizzazione aziendale.

Per facilitare le operazioni di archiviazione, sono utilizzabili funzioni di “drag and drop”, per organizzare gli archivi e creare ramificazioni che rispecchiano l’organizzazione aziendale dei documenti.